Cel przetwarzania danych w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych („ustawa o zfśs”)

Celem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest zaspokajanie potrzeb socjalnych osób uprawnionych, tj. pracowników, emerytów i rencistów (byłych pracowników) i członków ich rodzin. Świadczenia z zfśs przyznawane są według kryteriów o charakterze socjalnym, obejmujących sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionej osoby. Pracodawca musi mieć możliwość prawidłowej weryfikacji wyżej wspomnianych kryteriów. To z kolei implikuje konieczność zebrania i przetwarzania przez pracodawcę danych potwierdzających spełnienie wyżej wymienionych kryteriów socjalnych warunkujących zarówno zasadność samego prawa do świadczenia, jak i jego wysokość. Będą to zarówno dane zwykłe ww. uprawnionych, ale także dane z kategorii „wrażliwych” (dane dotyczące zdrowia), jak również szereg danych o charakterze prywatnym (dane dotyczące sytuacji rodzinnej i materialnej). Przetwarzanie ww. danych osobowych w ramach zfśs jest zatem uzasadnione celem przyznania świadczenia i jednocześnie weryfikacji jego prawidłowości.

Przetwarzanie danych osobowych w ramach zfśs jest uzasadnione celem przyznania świadczenia i jednocześnie weryfikacji jego prawidłowości.

Forma udostępnienia i udokumentowanie danych

Zgodnie ze zmienionymi przepisami ustawy zfśs, pracodawca zbiera wyżej wymienione dane osobowe przede wszystkim na podstawie oświadczenia samego zainteresowanego pracownika. Najczęściej będzie miało formę własnoręcznie sporządzonego oświadczenia. Jednocześnie, w celu ustalenia zarówno prawa do świadczenia, jak i jego wysokości pracodawca otrzymał wyraźne ustawowe uprawnienie żądania udokumentowania przez pracownika wyżej wymienionych danych osobowych, za pomocą oświadczeń oraz zaświadczeń mających status dokumentów urzędowych. Najczęściej będą to dokumenty o stanie zdrowia, ale także zaświadczenia o dochodach czy akty stanu cywilnego.

Dane szczególnej kategorii w zfśs

Należy mieć na uwadze, że w ramach danych gromadzonych w ramach zfśs pracodawca będzie przetwarzał często dane wrażliwe w rozumieniu RODO. Ustawodawca przesądził jednocześnie, że w odniesieniu do zfśs będą to dane dotyczące zdrowia pracownika i innych osób uprawnionych, także w postaci dokumentacji medycznej. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ustawy zfśs, ustawodawca nakłada na pracodawców obowiązek dopuszczenia do przetwarzania danych dotyczących zdrowia wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę do przetwarzania takich danych.

Mamy zatem do czynienia z uregulowaniem podobnym do obowiązującego na gruncie znowelizowanego Ustawą wdrażającą RODO kodeksu pracy. O ile jednak znowelizowany kodeks pracy nawiązuje do całego katalogu danych wrażliwych z art. 9 RODO (w kontekście pisemnych upoważnień do przetwarzania), o tyle znowelizowana ustawa zfśs wyodrębnia z tego katalogu wyłącznie dane dotyczące zdrowia. Powyższe zdaje się doskonale wpisywać w zasadę minimalizacji danych i ograniczenia celu przetwarzania, ponieważ kryteria socjalne przyznania świadczenia z zfśs nie uzasadniają przetwarzania innych danych z katalogu danych wrażliwych, aniżeli dane dotyczące zdrowia. Przypomnieć jednakże należy, że z powyższej zasady minimalizacji danych wynika jeszcze inna ciążąca na pracodawcy powinność, a mianowicie zwrotu pracownikowi wszelkich danych wykraczających poza dane niezbędne do przyznania świadczenia i weryfikacji jego wysokości (np. zbędne dokumenty z wynikami badań niemającymi znaczenia dla przyznania danego świadczenia z zfśs).

Zapraszamy do lektury Alertu prawnego z zakresu danych osobowych oraz prawa pracy i ubezpieczeń społecznych autorstwa Joanny Kieszek i Katarzyny Michalik.

Cały Alert prawny LSW | Kadry i płace do przeczytania pod tym LINKIEM.