Kto będzie doradzał Radzie Nadzorczej według nowego KSH?

Wprowadzonym do KSH art. 382¹, ustawodawca wyposażył rady nadzorcze spółek akcyjnych w możliwość powołania doradcy. Celem takiego rozwiązania prawnego jest wzmocnienie ich pozycji w spółkach oraz poprawa realizacji przez ten organ obowiązków i uprawnień określonych przepisami prawa czy dokumentami wewnętrznymi spółek.

Oto najważniejsze informacje związane z instytucją doradcy rady nadzorczej w spółce akcyjnej:

Kiedy powołać doradcę rady nadzorczej?

• w przypadku chęci zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku,
• w celu przygotowania analiz oraz opinii.

Kto może być doradcą rady nadzorczej spółki?

• podmiot zewnętrzny, który posiada odpowiednią wiedzę i kompetencje umożliwiające zbadanie określonych spraw czy przygotowanie analiz, opinii.

Kto i w jakiej formie dokonuje wyboru doradcy rady nadzorczej?

• rada nadzorcza w formie uchwały, która powinna zawierać w szczególności:

– wskazanie podmiotu, który będzie pełnił funkcję doradcy;

– określenie sprawy/zagadnienia zleconego do zbadania, przygotowania analizy bądź opinii;

– określenie warunków współpracy.

Kto podpisuje umowę z doradcą rady nadzorczej?

• podmiotem uprawnionym do zawarcia umowy z doradcą jest rada nadzorcza spółki (reprezentacja łączna wszystkich członków organu) bądź upoważniony/i przez radę nadzorczą jej członek/członkowie;

Kto ponosi koszt ustanowienia doradcy rady nadzorczej?

• Spółka, zaś wysokość kosztów zleconych prac określa rada nadzorcza w umowie z doradcą.

Kto zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela żądanych informacji?

• Zarząd zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji. Doradca rady nadzorczej na gruncie przepisów KSH nie posiada uprawnienia do kierowania żądania do udzielenia informacji i/lub przekazania dokumentów do innych organów czy też osób trzecich. Wydaje się możliwym także upoważnienie przez Zarząd określonych przedstawicieli spółki do ww. czynności. Niezależnie od powyższego, to Zarząd ponosi odpowiedzialność za podejmowane w jego imieniu działania (w tym kompletność i rzetelność informacji, wyjaśnień, dokumentów itp.)

Co z bezpieczeństwem pozyskanych przez doradcę rady nadzorczej informacji i dokumentów?

• Doradca rady nadzorczej obowiązany jest zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki – wynika to wprost
  z przepisów KSH;
• Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie z mocy ustawy;
• Naruszenie obowiązku zachowania w tajemnicy pozyskanych informacji i dokumentów może grozić odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec spółki na zasadach ogólnych. Odpowiedzialność może być też oparta na innych podstawach prawnych (w tym na gruncie kodeksu karnego).

Komu udostępniane są wyniki pracy doradcy rady nadzorczej?

• Radzie nadzorczej. Niezależnie od tego rada nadzorcza może postanowić o udzieleniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej.
• Każdorazowo podejmując taką decyzję, rada nadzorcza powinna w pierwszej kolejności ustalić, czy udostępnienie wyników pracy może wyrządzić szkodę spółce, spółce powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstw. W przypadku możliwości wystąpienia którejkolwiek z ww. sytuacji, rada nadzorcza może zdecydować o udostępnieniu jedynie części informacji lub całkowicie odstąpić od przekazywania wyników pracy. Wskazać należy, że przekazanie wyników pracy akcjonariuszom jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem rady nadzorczej;
• Udostępnienie wyników pracy doradcy rady nadzorczej następuje w sposób określony dla ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia powzięcia uchwały rady nadzorczej w tej sprawie.

Czy można ograniczyć bądź wyłączyć możliwość korzystania z doradcy rady nadzorczej spółki?

• Tak. Statut może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów
  z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.

Wskazać należy, że zwiększenie autonomii rad nadzorczych w pozyskiwaniu zewnętrznego doradztwa jest dobrym ruchem w kierunku sprawowania wysokiej jakości nadzoru w spółkach kapitałowych. Ponadto skorzystanie przez radę nadzorczą z wiedzy i kompetencji zewnętrznych doradców spółki, często niezbędnych do podjęcia przez rady nadzorcze istotnych decyzji, wyrażenia zgód itp. stoi w zgodzie z zasadą biznesowej oceny sytuacji tzw. „business judgement rule”. Zgodnie z treścią art. 483 § 3 KSH członek rady nadzorczej nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Zasadnym jest jednak by przy podejmowaniu decyzji o powołaniu doradcy rady nadzorczej kierować się szeroko rozumianym interesem spółki oraz koniecznością pozyskania wiedzy fachowej, której w danej sprawie nie posiadają sprawujący funkcję członkowie rady nadzorczej. Każdorazowe ustanowienie doradcy rady nadzorczej wiązać się będzie z kosztami, które to w konsekwencji ponosi Spółka. Jak w praktyce będzie wyglądało korzystanie przez rady nadzorcze z zewnętrznych doradców, pokażą najbliższe miesiące.

Autor: Emil Tomaszewski adwokat w LSW.