W dniu 1 grudnia br. Sejm przegłosował ustawę wprowadzającą zapisy o pracy zdalnej, odrzucając poprawki dot. m.in. określenia wymiaru „okazjonalnej pracy zdalnej” do 30 dni w roku kalendarzowym. Pracodawcy powinni zacząć opracowywać zapisy dot. pracy zdalnej i muszą liczyć się, z tym że będą zobowiązani pokryć koszty takiej formuły współpracy.
O definicji pracy zdalnej informowałam w poprzednim artykule. Poniżej wskazuję m.in. w jaki sposób będzie można wprowadzić pracę zdalną do zakładu pracy i w jakich sytuacjach będzie można ją odwołać.
Porozumienie czy regulamin?
Nowelizacja wskazuje, że zasady wykonywania pracy zdalnej trzeba będzie określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie będzie możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgodni treść porozumienia z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
W przypadku, gdy w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę strony nie będą w stanie dojść do porozumienia, pracodawca będzie uprawniony do samodzielnego określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, (po uwzględnieniu ustaleń podjętych z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia).
Obecnie w Polsce w wielu zakładach pracy nie działają organizacje związkowe. W takim przypadku pracodawca będzie uprawniony do określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (np. w formie głosowania).
Wykonywanie pracy zdalnej będzie jednak również dopuszczalne w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub wydany regulamin. Zasady wykonywania pracy pracodawca powinien wtedy określić w poleceniu wykonywania takiej pracy albo bezpośrednio w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Co należy określić w regulaminie?
Co powinno się znaleźć się w porozumieniu/regulaminie? W dokumencie powinny być przede wszystkim określone:
- grupa lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli takie zostały określone;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu z tego tytułu (którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną);
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, należy ponadto określić jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wskazać osobę lub organ odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, oraz upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Wniosek o zaprzestanie
Jeżeli do podjęcia wykonywania pracy zdalnej doszło w trakcie zatrudnienia, każda ze stron ma prawo wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. W takim przypadku strony ustalają termin podjęcia wykonywania pracy na poprzednich warunkach – nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków pracy następuje w pierwszym dniu po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Pracodawca nie zawsze ma jednak prawo do wystąpienia z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca nie może tego zrobić m.in. w stosunku do:
– pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
– pracownika – rodzica dziecka: legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności; posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
– pracownicy w ciąży;
– pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;
– pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności;
chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Autorka: Anna Stykowska-Sikora – adwokat w LSW.